Pengurus Besar Nahdlatul Ulama (PBNU) telah memberikan klarifikasi terkait surat yang beredar mencatut kop resmi organisasi. Dokumen tersebut, bernomor 4785/PB.02/A.II.10.01/99/11/2025, diidentifikasi oleh PBNU sebagai bukan surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut. Wakil Ketua Umum PBNU, Amin Said Husni, menjelaskan bahwa dokumen tersebut tidak memenuhi ketentuan administratif yang diatur dalam Peraturan Perkumpulan Nomor 16 Tahun 2025 tentang Pedoman Administrasi.
Menurut Amin Said, surat resmi PBNU harus ditandatangani oleh empat unsur penting, yakni Rais Aam, Katib Aam, Ketua Umum, dan Sekretaris Jenderal. Dokumen yang beredar tidak memenuhi syarat-syarat tersebut. Selain itu, Amin menjelaskan bahwa PBNU kini menggunakan mekanisme keamanan berlapis dalam sistim persuratannya. Setiap dokumen resmi dilengkapi dengan stempel digital Peruri berisi QR Code dan footer yang menunjukkan tanda tangan elektronik dan stempel digital.
Dokumen yang beredar tidak memiliki elemen-elemen keamanan tersebut, termasuk watermark ‘DRAFT’ yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut bukan versi final. Bahkan ketika QR Code pada surat tersebut dipindai, hasilnya menunjukkan status ‘TTD Belum Sah’. Verifikasi nomor dokumen di laman resmi verifikasi.nu.id/surat juga tidak memberikan hasil, menunjukkan bahwa surat tersebut tidak terdaftar dalam database PBNU.
Amin Said menekankan kehati-hatian dalam pengecekan keaslian dokumen yang mencatut nama PBNU. Pengguna diharapkan untuk melakukan verifikasi keaslian surat melalui situs verifikasi-surat.nu.id atau menggunakan Peruri Code Scanner. Kedisiplinan dalam administrasi dianggap penting untuk menjaga ketertiban organisasi dan mencegah penyebaran informasi palsu. Hanya dokumen yang memenuhi seluruh ketentuan resmi yang dapat dianggap sebagai keputusan organisasi.
